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Mitarbeitende im Homeoffice. Wie stellst Du sicher, dass Dein Team zufrieden und leistungsfähig bleibt?

Mitarbeitende im Homeoffice. Wie stellst Du sicher, dass Dein Team zufrieden und leistungsfähig bleibt?

5 Bereiche, die Du als guter Leader besonders anschauen musst.

Mitarbeitende im Homeoffice. Für den einen ein Fluch, für den anderen ein Segen. Das gilt für Mitarbeitende und Vorgesetzte gleichermaßen. Wenn Du in einem Unternehmen arbeitest, das schon länger diese Arbeitsform nutzt, wirst Du sicherlich einige dieser Bereiche kennen und im Fokus haben. Für viele Unternehmen kam die Homeoffice-Regelung der Bundesregierung aufgrund der Corona-Pandemie als absolute Überraschung. Aus dem Nichts mussten Lösungen her, die teilweise dem Begriff „Quick-and-Dirty“ alle Ehre machen!

Viele Studien zeigen, dass Homeoffice auch nach der Pandemie bleiben wird. McKinsey Global Institute weist darauf hin, dass ca. 20-25% der Arbeitskräfte in den Industriestaaten erfolgreich drei oder mehr Tage pro Woche auf Distanz arbeiten können. Wenn dies sich bewahrheitet, bedeutet das, dass ungefähr vier- bis fünfmal so viele Menschen wie vor der Pandemie, zumindest teilweise, von zu Hause aus arbeiten werden.

In Schweden gehört Homeoffice schon lange zum Alltag. Durch die Corona- Pandemie kommt dies noch stärker zum Einsatz. Daher wird von der Regierung bereits untersucht, was notwendig ist, um leerstehende Bürofläche in Wohnraum zu wandeln.

Auch wenn viele Mitarbeiter sich freuen werden, demnächst wieder im Büro arbeiten zu können, werden andere gerne ihre Aufgaben einige Tage von Zuhause aus erledigen. Es ist also höchste Zeit Dein Leadership zu überprüfen, so dass Du sicher sein kannst, dass Dein Team motiviert und leistungsfähig bleibt. Wir haben für Dich die folgenden fünf wichtigen Bereiche identifiziert:

  1. Ausstattung.

Ein schlechtes oder falsches Equipment führt zu Frust und Demotivation, das ist nichts Neues. Wenn Homeoffice genutzt wird, ist es noch wichtiger hier genau hinzuschauen. Überlege was Dein Team braucht und stell Dir den richtigen Mix zusammen.
Als erstes denkt man an ein effizientes System für Video-Konferenzen. Zusätzlich brauchst Du einen Kanal für schnelle Kommunikation innerhalb des Teams und eine sichere Plattform zum Speichern und Teilen von Dokumenten. Nicht absolut notwendig, aber sehr hilfreich, ist ein Intranet, in dem allgemeine Unternehmens-informationen gepostet werden können. Hier erfahren auch die Mitarbeitenden im Homeoffice was sonst so im Unternehmen passiert. Dies fördert die Gemeinschaft und das Gefühl von Zugehörigkeit.

Dein Team muss auch gut mit den verschiedenen Arbeitsmitteln umgehen können. Dabei hat jeder so seine Vorlieben. Der eine arbeitet gerne mit Zoom und Messenger, der andere lieber mit Teams und WhatsApp. Es geht nicht darum hier jeden glücklich zu machen. Wichtig ist, dass alle mit den zur Verfügung stehenden digitalen Werkzeugen gut umgehen können. Hier muss bei Bedarf gezielt geschult und ausgebildet werden.

Zuletzt noch ein paar Worte zum Arbeitsplatz selbst. Wir haben alle von dem Küchentisch als Arbeitsplatz, umringt von schreienden Kindern und mit langsamer Internet-Verbindung gehört. Fakt ist, das der Arbeitgeber und damit Du als Vorgesetzter für die Arbeitsplatzverhältnisse im Homeoffice verantwortlich bist. Eine Arbeitsplatzbegehung bei Deinem Mitarbeitenden zuhause, wird gewiss nicht gut ankommen. Also muss hier eine Bringschuld gelten. Fordere Deine Mitarbeitenden auf, eventuelle Probleme zu benennen und versucht gemeinsam kreative Lösungen zu erarbeiten.

  1. Kommunikation

    Wann und wieviel Kommunikation?

Es heißt ja, dass man nicht zu viel kommunizieren kann. Wenn es zu Online-Kommunikation im Homeoffice kommt, muss man aufpassen. Übertreibst Du es hier, kann schnell das Gefühl von Kontrolle oder gar Mikro-Management entstehen.

Wir empfehlen deswegen, einen klaren Kommunikationsplan zu erstellen. Hieraus soll hervorgehen, wann das Team miteinander über welchen Kanal kommuniziert. So können auch peinliche „Oh, ich habe vergessen Frau X oder Herrn Y einzuladen“ vermieden werden. Wichtig ist, dass der Plan an Eure individuellen Bedürfnisse angepasst ist.

Bezüglich der Häufigkeit haben sich zwei Varianten herauskristallisiert: Bei der ersten Variante startet man jeden Tag mit einem Meeting, ähnlich einem „Daily Scrum“. Ca. 15 Minuten werden die aktuellen Tagesaktivitäten und mögliche Herausforderungen besprochen.

Bei der zweiten Variante beginnt die Woche mit einem Start-up und endet mit einem Statusbericht am Freitag. Vor dem Wochenende sollen alle Teammitglieder die Möglichkeit haben, ihre Erfahrungen dieser Woche zu teilen. Wenn das Geschäft sehr turbulent ist, kann eine kurze Abstimmung am Mittwoch zum Thema „was muss noch bis Freitag erledigt werden“ hilfreich sein.

Denk daran, alle Video-Konferenzen kurz und effektiv zu halten. Z.B. können in kleineren Gruppen Themen vorbereitet werden, damit die Diskussion schneller vorangeht. Video-Besprechungen sind wesentlich anstrengender als übliche Meetings, hier spricht man von dem s.g. „Zoom-Fatigue“.

Wichtig ist, regelmäßig in Kontakt zu bleiben. Es muss auch nicht immer Video sein, nur weil es möglich ist.

Wie kommunizieren wir miteinander?

Um Irritationen zu vermeiden, ist es sinnvoll gemeinsame Spielregeln für die Videokonferenzen zu erstellen, eine Art Video-Knigge. Ein höflicher Umgang miteinander, auch in Chats und Mails, und ein Schimpfwort-Tabu sollte die Basis sein. Pass auch besonders bei den folgenden Unarten auf:

  • Sich nebenbei mit Instagram oder E-Mails zu beschäftigen, signalisiert Desinteresse für das aktuelle Thema. Man sieht, wie der Blick zombiemäßig wird und das Licht im Gesicht verändert sich, wenn ein neues Fenster aufgeht.
  • Kamera ein- und ausschalten
    Auch hier zeigen die Teilnehmenden ein selektives Engagement. Nur wenn bestimmte Personen sprechen, ist man dabei, bei anderen schaltet man aus. Als wichtige gemeinsame Policy sollte die Kamera immer an bleiben.
  • Das ”Monologmonster” kidnappt die Besprechung
    Monologmonster sind Menschen, die die Besprechung kidnappen. Sie sprechen ohne Pause und respektieren die Agenda nicht. Hier ist eine deutliche und höfliche Unterbrechung erforderlich.

Missverständnisse und Konflikte

Missverständnisse und Konflikte sind für alle Leader eine Herausforderung. Bei virtuellen und hybriden Teams potenziert sich dies. Zum einem dauert es auf Distanz länger Missverständnisse zu entdecken und zum anderen zeigen Studien, dass Konflikte schneller eskalieren.
Im Büro bekommt man mit, dass etwas nicht stimmt, wenn die Mitarbeitenden mit hängenden Schultern über den Flur schlurfen oder sich nicht mehr am Kaffeetisch beteiligen. Im virtuellen Bereich fehlen diese wahrnehmbaren Warnsignale. Wie kannst Du als guter Leader trotzdem spüren, dass etwas nicht in Ordnung ist? Schon geringe Verhaltensänderungen können Dir Hinweise geben, wie z.B.:

  • Jemand zieht sich im Meeting zurück oder äußert zynische Kommentare.
  • Die sonst üblichen Emojis und Ausrufezeichen fehlen, es werden nur kurze Mitteilungen im Chat verschickt.
  • Jemand verändert seine Interaktion mit den Teammitgliedern oder einem Teil des Teams.
  • Einige Teammitglieder bleiben nach dem Meeting „hängen“, geheime Agenda?
  • Du bekommst häufiger E-Mails als bcc.
  • Jemand verpasst eine Reihe von Meetings.
  • Zunehmende

Wenn Du einen Konflikt feststellst, ist schnelles und tatkräftiges Handeln erforderlich.

Königsdisziplin Zuhören

Die Bedeutung des Aktiven Zuhörens steigt mit der Distanz stark an. Dies bedeutet, dass Du nicht nur mit dem kompletten Team, sondern auch gezielt mit jedem einzelnen Mitarbeitenden unter vier Augen kommunizieren musst.
Durch Aktives Zuhören können Missverständnisse schneller aus dem Weg geräumt werden und Du verstehst die Motivation Deiner Mitarbeitenden besser. Zudem zeigst Du Wertschätzung und bemerkst Anzeichen für Unwohlsein schneller.
Das bedeutet Dialog zu fördern und auch zu fordern. Stelle klar, dass Du kein Gedankenleser bist. Fordere Deine Mitarbeitenden auf, deutlich zu sagen, wo der Schuh drückt!
Gute Fragen hierzu:

  • Was brauchst Du gerade jetzt?
  • Verstehen wir beide dasselbe zum Thema XY?

Du kannst auch Deinen Mitarbeitenden bitten kurz zu reflektieren, z.B. zu den Aufgaben, zu den Herausforderungen und zur Gesundheit. Dies dient dann als Grundlage für ein gemeinsames Gespräch.

Zwei Tipps zum Schluss. Schau besonders bei den Stillen hin und vergiss nicht zu loben!

  1. Klarheit

    Wir haben bereits berichtet, dass das Risiko für Missverständnisse stark ansteigt, wenn Mitarbeitende auf Distanz arbeiten. Besonders kritisch wird es, wenn das Team hybrid arbeitet, d.h. einige sind im Homeoffice und andere arbeiten im Büro. Deswegen ist Klarheit eine wichtige Komponente, um das Team motiviert und leistungsfähig zu halten. Hier gibt es drei Bereiche, die besonders betrachtet werden müssen.

    Ziele

    Setze klare Deadlines und umreiße grob, was Du als Ergebnis erwartest. Fokussiere dabei nicht auf geleistete Arbeitszeit, sondern auf Ziele.
    Erstelle eine grobe Zielformulierung für jedes Projekt. Nachdem Du die Ziele mit Deinem Team konkretisiert und vereinbart hast, visualisiert Du diese in einer Checkliste. Es ist hilfreich hierbei Farben und Icons zu verwenden. Es soll nicht zu kompliziert und für jeden ersichtlich sein, wo die Schwerpunkte und die Prioritäten liegen. Wichtig ist auch zu definieren, wer für was verantwortlich ist. Dies gilt besonders für Befugnisse, Möglichkeiten und Freiheiten. Ermutige Dein Team, die Arbeitspakete in kleineren Gruppen abzuarbeiten.
    Durch die neue Arbeitsweise ist es durchaus möglich, dass alte Prozesse nicht mehr stimmen oder zu langsam geworden sind. Bitte Dein Team hierzu explizit um Feedback und beziehe sie in das Schaffen von neuen Prozessen ein.
    Check: Sind die Mitarbeiter auch für die neuen Prozesse mit entsprechenden Kompetenzen ausgestattet?

    Rollen

    Durch das Arbeiten im Homeoffice werden die Grenzen zwischen den Rollen “Beruf” und “Privat” aufgeweicht. Deswegen ist es sehr wichtig, klare Regeln bzgl. der Erreichbarkeit Deiner Homeoffice-Mitarbeitenden zu erstellen. Bitte auch Pausen berücksichtigen und erlaube ggf. flexiblere Arbeitszeiten, wenn dies z.B. durch Homeschooling notwendig ist. Auch eine Klärung wie lang die Reaktionszeit auf Nachrichten sein darf und welche Art von Reaktion darauf angemessen ist, ist sinnvoll. Ich z.B., fühle mich gleich wohler, wenn ich sofort ein kurzes Feedback bekomme, “Alles klar, melde mich, sollte ich Fragen haben.“ Das muss ich jedoch meinem Team klar kommunizieren.

    Ermutige auch Dein Team abends auszuloggen und informiere andere Unternehmens-bereiche, welche Regeln bei Dir und in Deinem Team gelten. Vergiss nicht mit gutem Bespiel voranzugehen und beantworte keine Mitteilungen außerhalb der Bürozeit.

    Werte

    Schaffe eine digitale Bürokultur. Welche gemeinsamen Werte habt ihr im Team und wie lebt ihr sie? Wie könnt ihr das Wir-Gefühl online fördern und welche Möglichkeiten gibt es gemeinsame Präsenztermine zu organisieren? Viele Menschen finden ihre sozialen Kontakte hauptsächlich durch die Arbeit, deswegen muss diese soziale Komponente auch online einen Platz finden.
    Es gibt mittlerweile viele lustige Online-Aktivitäten, die teilweise sogar gratis sind. Was könnte für Dich und Dein Team passen?
    Und zum Schluss, ganz wichtig, zeige immer wieder Deinem Team, dass euer Beitrag wichtig für das Unternehmen ist!

  1. Vertrauen

    Grob lässt sich Vertrauen in zwei verschiedene Arten einteilen; das resultatbasierte Vertrauen, welches auf der reinen professionellen Kompetenz basiert (wie kompetent [zeitlich, inhaltlich, qualitativ etc.] werden Aufgaben erledigt) und das relationsbasierte Vertrauen, welches auf der persönlichen Interaktion (gemeinsame Werte, übereinstimmende Persönlichkeiten, Sympathie etc.) zwischen zwei Menschen basiert.
    Damit die Zusammenarbeit funktioniert, müssen beide Arten vorhanden sein.

Des Weiteren gibt es zwei Typen von Vertrauenspersönlichkeiten; Der „Voraus-Vertrauer“ der einen Vertrauensvorschuss leistet, bis dieser gebrochen wird, und der „Beweis-Vertrauer“. Dieser kann nur vertrauen, wenn sein Gegenüber bewiesen hat, dass er vertrauenswürdig ist.

Ein großer Fehler ist, davon auszugehen, dass jeder Vertrauen aufbaut so wie Du selbst. Es ist deswegen wichtig, dass Du Deine Umgebung diesbezüglich analysierst und entsprechend agierst.
Wenn Du nicht weiß welcher Persönlichkeitstyp ein Kollege oder Vorgesetzter ist, gehe lieber davon aus, dass er zum Typ Beweis-Vertrauer gehört. Liefere mehr Kommunikation und Information als normalerweise notwendig, bis sich eine Vertrauensbasis etabliert hat.

In einer virtuellen Umgebung ist es wesentlich schwieriger Vertrauen aufzubauen als im gewohnten Büroalltag. Ohne die persönliche Interaktion im Büro ist es schnell passiert, dass es zu negativen (und oft unbegründeten) Annahmen bzgl. des Verhaltens eines Kollegen kommt. Man sieht vielleicht ein Stirnrunzeln beim Kollegen auf  dem Bildschirm und deutet dies als negative Bewertung Deiner Präsentation. In Wirklichkeit wurde der Kollege durch sein Kind, das im Hintergrund spielt, abgelenkt. Wenn wir physisch zusammen in einem Raum sind, können solche Signale wesentlich besser gedeutet und bewertet werden.
Können wir den Kontext der Situation nicht überblicken (wie in der Video-Konferenz), tendieren wir dazu Handlungen und Worte des Gegenübers als Teil der Persönlichkeit und nicht als Ergebnis einer Situation außerhalb dessen Kontrolle (Attributionsfehler) einzuordnen.

Beispiel: Herr Maier ist zum wiederholten Mal zu spät beim wöchentlichen Video-Meeting. Die Kollegen nehmen an, dass er sich nicht engagiert oder lieber etwas Privates macht. In Wirklichkeit hat er eine schwache Datenleitung. Er muss sich vermehrt einloggen, bis die Verbindung steht.

Im Büro werden automatisch kleine Vertrauens-Samen gestreut, ohne dass man es merkt, wie das Grüßen im Korridor, der Plausch am Drucker oder das gemeinsame Mittagessen in der Kantine. Auch wenn man viele Video- Konferenzen abhält, können diese die Tiefe und die Qualität der menschlichen Interaktion nicht ersetzen.

Wenn man als Vorgesetzter im Fern-Leadership keine oder wenig Erfahrung hat und sich dieser möglichen Fehldeutungen nicht bewusst ist, begibt man sich schnell in den Bereich von Kontrolle und Mikromanagement. Dies ist, wie wir allen wissen, tödlich für das Vertrauen und damit für die Motivation und Innovation.
Also überlege, welche der zwei Vertrauenspersönlichkeiten Du bist und wie sich dies auf Dein Leadership auswirkt.

  1. Innovation

Um innovativ zu sein, ist eine Vertrauens-Kultur notwendig. Die Mitarbeiter müssen sich dabei wohl und sicher fühlen, wenn sie Ideen austauschen. Dies erleichtert Brainstorming, verstärkt Teamwork, fördert Kreativität und schafft ein Gefühl von Ownership.
Innovation entsteht, wenn Menschen interagieren, wenn sie miteinander diskutieren und debattieren. Dies kann strukturiert (z.B. Brainstorming-Workshop) oder unstrukturiert (z.B. Kaffeeküche, Mittagspause etc.) erfolgen.

Für die strukturierte Innovation gibt es bereits viele gute Tools auf dem Markt. Schwieriger wird es, die Kaffeeküche zu ersetzen und so Möglichkeiten für Zufallsentdeckungen zu schaffen. Hierzu einige Gedanken.

  • Fordere Dein Team auf, Prozesse zu durchleuchten, Fragen zu stellen und mit Ideen zu experimentieren.
  • Homeoffice hat auch Potential für Innovation, die Mitarbeiter können ungestört arbeiten und bleiben länger in der „Flow-Phase“.
  • Diversity fördern. Lasse nicht immer dieselben Menschen zusammenarbeiten, sondern rühre in der Teamstruktur herum. Wenn möglich, setzte Mitarbeitende aus anderen Unternehmensbereichen in Deinem Projekt ein.
  • Achte auf offene Kommunikation und nutze Peer Reviews um Richtung und Tempo aufrecht zu erhalten.
  • Follow up von guten Ideen nicht vergessen. Wenn Mitarbeitende eine gute Idee haben und diese vorstellen, und danach passiert nichts mehr, ist dies demotivierend. Nicht nur für die Mitarbeitenden selbst, sondern für das ganze Team.
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Was hat dies mit Resilienz zu tun?

Ein Team kann sich schnell auflösen, wenn die Mitglieder sich emotional voneinander abgekoppelt fühlen. Es ist deswegen eminent wichtig, dass Du als Leader als eine Art Klebstoff für Dein Team wirkst. Durch die aktive Anwendung eines resilienten Beziehungsmanagements bindest Du Dein Team stärker zusammen. Wenn die Teammitglieder sich in der Gruppe und in die Arbeit involviert fühlen, steigt die Bereitschaft, eigene Ideen und Lösungen einzubringen, was die gesamte Teamleistung vorwärtsbringt.

Wenn Du mehr zu den Themen Team-Resilienz und resilientes Beziehungsmanagement wissen willst, stöbere einfach auf unserer Website, www.Schwe-De.com .

Wir freuen uns auf Dein Feedback und Deinen Kommentar!

Bis demnächst, Caisa & Hans

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